Paraf : l'interface de signature électronique dédiée à vos copropriété
Dans ce guide, vous apprendrez à signer vos documents liés à vos copropriétés directement via la plateforme Paraf, un service de signature électronique sécurisé.
Avantages
Prestataire certifié : Paraf utilise Yousign, un prestataire français reconnu et certifié pour les signatures électroniques.
Simplicité : Dès que vous sélectionnez la copropriété, vous avez immédiatement accès à ses documents et aux contacts associés.
Documents supplémentaires : Vous pouvez ajouter plusieurs documents à signer ou plusieurs pièces-jointes lors de la procédure de signature. Choisir de faire parafer ou non le contenu !
Suivi et gestion : L'interface Paraf vous permet de gérer toutes vos signatures électroniques liées à vos copropriétés.
Page Liste procédures de Paraf
Vous pouvez suivre l’ensemble de vos procédures de signature à l’adresse suivante : https://paraf.copromatic.com/liste-procedures
C'est aussi ici, que vous pouvez ajouter des procédures de signatures via le lien ajouter en haut à droite.
Etape 1 : la création de la procédure
En cliquant sur le bouton "Ajouter", vous accédez à une nouvelle page. Cette page commence par les informations générales et vous demande les données de base pour la signature.
Les informations obligatoires sont les suivantes :
La copropriété concernée
Le libellé/titre de la procédure
Une fois ces deux informations saisies, vous pourrez enregistrer la procédure en brouillon ou passer à l'étape suivante.
Deux options supplémentaires, non obligatoires :
Activation du parafage, si souhaité.
Ajout des rôles, si souhaité. Les rôles permettent d'identifier les signataires. Par exemple, pour la signature d'un PV, vous pouvez sélectionner les rôles “Président”, “Scrutateur” et “Secrétaire”.
Enregistrement :
Une fois la première partie des généralités prête, vous pouvez l'enregistrer pour y revenir plus tard si nécessaire. Sinon, cliquez sur Étape suivante.
Etape 2 : documents et signataires
Sur la partie droite de la page, vous trouverez une barre latérale avec un menu "Documents" et "Participants".
Dans l'onglet "Documents", ajoutez les documents à signer et les pièces jointes :
Ajoutez les documents que vous souhaitez. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ; cependant, ceux-ci doivent être au format PDF uniquement. Attention, les libellés des documents ne doivent pas contenir de caractères spéciaux.
Trois options d'ajout de documents vous sont proposées : depuis les documents de la copropriété, depuis votre appareil ou depuis une URL.
Dans le menu des documents, vous trouverez différentes possibilités :
Renommer
Passer en pièce jointe / Passer en document à signer
Supprimer
Dans l'onglet "Participants", affecter les signataires :
Glissez chaque encart de signataire sur le document où ils doivent signer. Si plusieurs documents doivent être signés, placez les signataires sur chacun d’entre eux.
Conseil : Si vous devez placer des signataires sur la dernière page, cliquez sur le bouton avec les deux flèches vers la droite en bas du document.
Enregistrement et envoi :
Une fois la procédure prête, vous pouvez l'enregistrer pour y revenir plus tard si nécessaire (en cliquant sur la loupe présente sur Copromatic). Sinon, cliquez sur Terminer et envoyer.
Attention : Une fois l’envoi effectué, vous ne pourrez plus modifier les coordonnées des signataires.
En attente de(s) signaturaire(s)
Après l'envoi de la procédure, vous pouvez à tout moment relancer les signataires qui n’ont pas encore signé. Vous pouvez aussi annuler la procédure.
Important : Si vous annulez une procédure avec des signatures déjà recueillies, celles-ci ne seront plus valables juridiquement.
Le menu de gauche présente :
Les participants
Les documents
L'historique
Procédure terminée
Une fois toutes les signatures obtenues, la procédure sera marquée comme Terminée signée.
Sur Paraf, le(s) document(s) signé(s) seront automatiquement mis à jour. Les signataires, les reçoivent signés aussi. Vous trouverez sur paraf les preuves de signatures.
Dans le cas d'un refus de signature sur la procédure, celle si aura le statut Terminée refusée.
La raison du refus sera indiqué dans la page "Participants", sur le "i" d'information présent dans la colonne Statut.
Important : Si un signataire refuse une procédure avec des signatures déjà recueillies, celles-ci ne seront plus valables juridiquement.