Introduction
Dans ce guide, vous apprendrez à signer vos procès-verbaux (PVs) directement via la plateforme Paraf de Copromatic, un service de signature électronique sécurisé.
Avantages
Prestataire certifié : Paraf utilise Yousign, un prestataire français reconnu et certifié pour les signatures électroniques.
Simplicité : Tout se fait directement depuis Copromatic. Vous n’aurez qu'à envoyer votre PV signé et finalisé en quelques clics aux opposants et absents.
Documents supplémentaires : Vous pouvez joindre d'autres documents à signer ou en pièce-jointe lors de la procédure de signature.
Suivi et gestion : Copromatic met à disposition l'interface Paraf pour gérer toutes vos signatures électroniques liées à vos copropriétés. Vous pouvez suivre l’ensemble de vos procédures de signature à l’adresse suivante : https://paraf.copromatic.com/liste-procedures
Étape 1 et 2 : Création de la procédure de signature
Génération du PV :
Générez votre PV sur Copromatic à l'étape 1.
Puis en étape 2, sélectionnez "Signature du PV avec Copromatic".
Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir avec l’interface Paraf, le PV à signer sera automatiquement chargé et un nom de procédure sera ajouté par défaut.
Préparation des documents à signer :
Sur le côté gauche de l'écran, vous verrez les documents à signer. Parcourez-les pour vérifier leur contenu.
Sur le côté droit, vous trouverez deux onglets : Documents et Participants.
Documents : Vous pouvez ajouter d’autres documents à signer ou en pièce-jointe. Paraf vous proposera par défaut les documents Copromatic associés à la copropriété. Vous pouvez réorganiser l’ordre des documents à signer en les faisant glisser dans l'ordre souhaité sur le côté droit. Le numéro de lecture sera affiché avant le titre de chaque document.
Participants : Ajoutez les signataires et les suiveurs. Paraf vous proposera par défaut les contacts Copromatic associés à la copropriété. Si certains contacts ne sont pas à jour, pensez à actualiser leurs coordonnées sur Copromatic avant de continuer.
Affecter les signataires :
Glissez chaque encart de signataire sur le document où ils doivent signer. Si plusieurs documents doivent être signés, placez les signataires sur chacun d’entre eux.
Conseil : Si vous devez placer des signataires sur la dernière page, cliquez sur le bouton avec les deux flèches vers la droite en bas du document.
Enregistrement et envoi :
Une fois la procédure prête, vous pouvez l'enregistrer pour y revenir plus tard si nécessaire (en cliquant sur la loupe présente sur Copromatic). Sinon, cliquez sur Terminer et envoyer.
Attention : Une fois l’envoi effectué, vous ne pourrez plus modifier les coordonnées des signataires.
Étape 3 : Attente de la signature
Après l'envoi de la procédure, Copromatic vous affichera le statut en cours de la signature et le nombre de signatures collectées sur l'étape 3.
Vous pouvez à tout moment relancer les signataires qui n’ont pas encore signé. Vous pouvez aussi annuler la procédure.
Important : Si vous annulez une procédure avec des signatures déjà recueillies, celles-ci ne seront plus valables juridiquement.
Vous pouvez recréer une procédure suite à une procédure qui a été annulée avec un nouveau PV modifié et régénérée sur Copromatic.
Vous pouvez à tout moment cliquez sur la loupe pour consulter la procédure de signature sur Paraf, notamment consulter l'historique complet de la procédure sur Paraf, dans l’onglet Historique.
Étape 4 : Procédure terminé
Une fois toutes les signatures obtenues, la procédure sera marquée comme Terminée signée.
Sur Copromatic et Paraf, le PV signé sera automatiquement mis à jour. Vous n’aurez plus qu'à l’envoyer aux parties concernées.
Si besoin, vous pouvez télécharger la preuve de signature à tout moment depuis Paraf (via la petite loupe dans Copromatic), dans l'onglet documents.
Dans le cas d'un refus de signature sur la procédure, celle si aura le statut Terminée refusée.
La raison du refus sera indiqué dans la page "Participants", sur le "i" d'information présent dans la colonne Statut.
Important : Si un signataire refuse une procédure avec des signatures déjà recueillies, celles-ci ne seront plus valables juridiquement.
Vous pouvez recréer une procédure suite à une procédure qui a été refusée avec un nouveau PV modifié et régénérée sur Copromatic.