Comment ça marche ce e-Avis ?
Préambule :
Depuis le lancement de la LRE eIDAS, la législation a évolué concernant les LRE. Les LRE simples sont lourdes et les LRE eIDAS fragiles en terme de sécurisation. Depuis le décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’usage de l’avis électronique est autorisé. C’est une EXCELLENTE nouvelle car ce procédé est plus léger à implémenter (et donc à maîtriser), et beaucoup plus simple pour les destinataires. L’avis électronique peut être utilisé pour les :
– Notifications des convocations d’assemblée générale
– Envois des procès verbaux d’assemblée générale
– Mises en demeure
… c’est à dire tout ce que vous aviez l’habitude d’envoyer en AR postal.
Comment ça marche ce e-avis ?
1. Le consentement n’a plus besoin d’être recueilli en amont des envois (des convocations d’Assemblée Générale, des Procès-Verbaux d’AG et des mises en demeure) d’après la loi n°2024-322 – Article 38, du 9 avril 2024 .
En revanche, il faut revenir à l’envoi papier si un copropriétaire le demande. Nous vous conseillons d’informer vos copropriétaires de l’envoi des notifications par voie électronique par défaut et de leurs droits de rester ou revenir au papier pour ceux qui en feront la demande.
2. Vous pouvez ensuite envoyer l’avis. Pour information, le délai légal d’envoi en e-Avis est de 22 jours avant l’AG (jour de l’envoi de l’avis électronique + 21 jours avant l’assemblée générale), et quand vous voulez concernant les PV et les mises en demeure.
Concernant les convocations, nous recommandons toujours un envoi à +28 jours si vous avez au moins un courrier postal dans votre campagne d’envoi de convocation.
Une preuve de dépôt et de transmission est automatiquement mise à disposition via Copromatic (et sur l’interface AR24) et conservée (sur nos serveurs, pendant la durée de votre contrat chez Copromatic).
Pour votre parfaite information :
délai légal de conservation de la preuve prévu par décret : 1 an
délai de mise à disposition sur le site de AR24 : 1 an
délai de conservation par les serveurs Copromatic : “illimité” tant que nous avons un contrat ensemble :) (le cas contraire, on vous prévoit un export)
3. Votre destinataire reçoit un courriel. Il lui est indiqué :
vos coordonnées (nom, prénom si nécessaire, email & libellé complémentaire si précisé) : ce sont celles que vous avez communiquées à AR24 lors de la création de votre compte expéditeur. Vous devez donc vous connecter sur leur site pour mettre à jour vos données.
le sujet / l’objet de l’avis électronique
Votre destinataire n’a plus qu’à accuser réception de votre envoi avec un simple clic sur le courriel. Il n’aura pas besoin de s’identifier (pas besoin d’une pièce d’identité / passeport etc.) pour récupérer votre envoi.
Un fois le courrier cliqué, il “accuse” en bonne et due forme la réception de la notification, et peut récupérer le contenu (le “corps” du courrier) et surtout la pièce jointe. J’insiste ici sur ce point : c’est bien la “pièce jointe” du e-Avis qui contient le courrier (Convocation, PV, Mise en Demeure).
Une preuve de réception est automatiquement mise à disposition via Copromatic (et sur l’interface de AR24 aussi d’ailleurs).
S’il ne réceptionne pas l’avis dans le délai de 22 jours (à compter du jour de l’envoi), vous recevrez une preuve de négligence.
Et la eIDAS, c’est oublié ?
Nous avons fait le choix de ne pas implémenter la version eIDAS : les faibles taux de réception, et le processus lourd d’identification nous ont dissuadé d’investir des ressources sur cette option d’envoi. Un copropriétaire recevant une LRE eIDAS devait : cliquer sur son courriel, envoyer une photocopie de ses papiers d’identité, activer un contrôle vidéo puis se filmer, attendre la validation du système de vérification et/ou de la part du syndic… et ça juste pour s’identifier, rebelote à la réception de chaque courrier.
Certes, dans un environnement sécurisé et bien accompagné, ça se fait, mais il nous a semblé opportun de proposer en premier lieu le e-avis. Dernier argument autant pour vous que les copropriétaires : un tarif plus sympa.